Thời gian chuẩn bị hồ sơ đề xuất chỉ định thầu là gì?

Trong hoạt động đấu thầu, hồ sơ đề xuất chỉ định thầu là bộ tài liệu do nhà thầu chuẩn bị theo yêu cầu của bên mời thầu/chủ đầu tư nhằm chứng minh năng lực, kinh nghiệm và khả năng đáp ứng yêu cầu của gói thầu được chỉ định.

Theo đó, thời gian chuẩn bị hồ sơ đề xuất chỉ định thầu được hiểu là khoảng thời gian tính từ ngày bên mời thầu/chủ đầu tư phát hành hồ sơ yêu cầu cho đến thời điểm đóng thầu.

Khoảng thời gian này có vai trò quan trọng bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hồ sơ dự thầu,. Việc quy định thời gian chuẩn bị hồ sơ phù hợp sẽ giúp nhà thầu có đủ thời gian rà soát tài liệu pháp lý, năng lực, kinh nghiệm và xây dựng phương án thực hiện hiệu quả.

Quy định về thời gian chuẩn bị hồ sơ đề xuất chỉ định thầu mới nhất hiện nay

Dưới đây là thời gian chuẩn bị hồ sơ đề xuất đối với từng trường hợp chỉ định thầu hiện nay, các bạn cùng tham khảo!

Thời gian chuẩn bị hồ sơ đề xuất đối với chỉ định thầu thông thường

Theo Luật Đấu thầu 2023 và Nghị định số 214/2025/NĐ-CP, pháp luật không quy định thời gian tối thiểu cụ thể bằng số ngày cho việc chuẩn bị hồ sơ đề xuất (HSĐX) đối với hình thức chỉ định thầu thông thường.

Thay vào đó, thời gian này sẽ do bên mời thầu/chủ đầu tư tự xác định và ghi cụ thể trong hồ sơ yêu cầu (HSYC), dựa trên quy mô và tính chất của từng gói thầu, miễn là đảm bảo tổng thời gian thực hiện toàn bộ quy trình chỉ định thầu nằm trong hạn mức luật định.

Cụ thể theo khoản 5 Điều 23 Luật Đấu thầu 2023 thì:

• Tổng thời gian thực hiện chỉ định thầu: Không quá 45 ngày kể từ ngày phê duyệt HSYC đến ngày ký kết hợp đồng.
• Gói thầu lớn hoặc phức tạp: Tổng thời gian thực hiện không quá 90 ngày.

Thời gian chuẩn bị hồ sơ đề xuất đối với chỉ định thầu rút gọn

Đối với chỉ định thầu rút gọn, pháp luật hiện hành cũng không quy định cụ thể số ngày tối thiểu để nhà thầu chuẩn bị hồ sơ đề xuất. Thay vào đó, chủ đầu tư sẽ căn cứ vào tính chất, quy mô và mức độ cấp bách của gói thầu để chủ động xác định thời gian phù hợp.

Theo khoản 3 Điều 80 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, quy trình chỉ định thầu rút gọn được thực hiện như sau:

3. Chỉ định thầu rút gọn được thực hiện theo quy trình sau:

a) Chuẩn bị và gửi dự thảo hợp đồng cho nhà thầu:

Chủ đầu tư căn cứ vào mục tiêu, phạm vi công việc để chuẩn bị và gửi dự thảo hợp đồng cho nhà thầu được chủ đầu tư dự kiến có khả năng thực hiện gói thầu; đối với gói thầu quy định tại điểm e khoản 2 Điều 78 của Nghị định này, chủ đầu tư gửi dự thảo hợp đồng cho nhà thầu đã trúng thầu thông qua đấu thầu rộng rãi hoặc đấu thầu hạn chế và đã ký hợp đồng thực hiện gói thầu trước đó. Nội dung dự thảo hợp đồng bao gồm các yêu cầu về phạm vi, nội dung công việc cần thực hiện, thời gian thực hiện, chất lượng công việc cần đạt được, giá trị tương ứng và các nội dung cần thiết khác.

Nhà thầu được đề nghị chỉ định thầu khi có tư cách hợp lệ theo quy định tại các điểm a, b, c, d, e, g và i khoản 1 Điều 5 của Luật Đấu thầu; đối với nhà thầu là hộ kinh doanh khi có tư cách hợp lệ quy định tại các điểm a, b khoản 2 và các điểm d, e khoản 1 Điều 5 của Luật Đấu thầu. Đối với gói thầu mua sắm hàng hóa, nhà thầu là cá nhân, nhóm cá nhân chào thầu sản phẩm đổi mới sáng tạo của mình được đề nghị chỉ định thầu khi đáp ứng tư cách hợp lệ quy định tại khoản 3 Điều 5 của Luật Đấu thầu. Trường hợp pháp luật có liên quan quy định nhà thầu tham dự thầu, thực hiện hợp đồng phải độc lập với các tổ chức, cá nhân khác thì phải tuân thủ quy định đó;

b) Hoàn thiện hợp đồng, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu:

Trên cơ sở dự thảo hợp đồng, chủ đầu tư và nhà thầu được đề nghị chỉ định thầu tiến hành hoàn thiện hợp đồng làm cơ sở phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu và ký kết hợp đồng. Trong quá trình hoàn thiện hợp đồng, chủ đầu tư và nhà thầu thương thảo về giá, bảo đảm giá đề nghị trúng thầu tiết kiệm, hiệu quả kinh tế; đối với gói thầu xây lắp thuộc trường hợp chỉ định thầu theo quy định tại điểm e khoản 2 Điều 78 của Nghị định này, chủ đầu tư và nhà thầu thương thảo về giá, bảo đảm tiết kiệm tối thiểu 5% giá gói thầu.

Việc công khai kết quả lựa chọn nhà thầu theo quy định tại khoản 5 Điều 33 của Nghị định này;

c) Ký kết và quản lý thực hiện hợp đồng:

Hợp đồng ký kết giữa các bên phải phù hợp với quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu và các tài liệu liên quan khác. Việc quản lý thực hiện hợp đồng thực hiện theo quy định tại Điều 35 của Nghị định này.

4. Đối với gói thầu hoặc nội dung mua sắm có giá không quá 50 triệu đồng, thủ trưởng cơ quan, đơn vị mua sắm chịu trách nhiệm quyết định việc mua sắm bảo đảm tiết kiệm, hiệu quả và tự chịu trách nhiệm về quyết định của mình, không phải đáp ứng điều kiện quy định tại khoản 2 Điều 79 của Nghị định này, không phải thực hiện quy trình quy định tại khoản 3 Điều này nhưng phải bảo đảm chế độ hoá đơn, chứng từ đầy đủ theo quy định của pháp luật hoặc được thực hiện theo quy trình chỉ định thầu rút gọn quy định tại khoản 3 Điều này.

5. Trường hợp chủ đầu tư không áp dụng quy trình rút gọn quy định tại khoản 3 Điều này mà áp dụng quy trình thông thường thì thực hiện theo quy định tại Điều 79 của Nghị định này.

Như vậy, đối với chỉ định thầu rút gọn, pháp luật hiện hành không quy định cụ thể thời gian chuẩn bị hồ sơ đề xuất. Thay vào đó, quy trình chỉ định thầu rút gọn được thực hiện theo hướng tinh giản thông qua việc gửi dự thảo hợp đồng cho nhà thầu để tiến hành thương thảo, hoàn thiện và ký kết hợp đồng. Các bên phải hoàn thiện thủ tục chỉ định thầu trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày bắt đầu thực hiện gói thầu. 

Do thời gian thực hiện thường ngắn, nhà thầu nên chủ động chuẩn bị sẵn hồ sơ pháp lý, hồ sơ năng lực và các tài liệu liên quan để kịp thời đáp ứng yêu cầu của chủ đầu tư.

Hồ sơ đề xuất chỉ định thầu gồm những gì?

Hồ sơ đề xuất chỉ định thầu là căn cứ để bên mời thầu/chủ đầu tư đánh giá năng lực, kinh nghiệm và khả năng đáp ứng của nhà thầu đối với gói thầu được chỉ định. Tùy theo tính chất và yêu cầu của từng gói thầu, thành phần hồ sơ có thể khác nhau, tuy nhiên thông thường sẽ bao gồm một số nhóm tài liệu chính như:

• Tài liệu pháp lý, hành chính của nhà thầu
• Hồ sơ năng lực và kinh nghiệm thực hiện hợp đồng tương tự
• Tài liệu kỹ thuật, biện pháp triển khai gói thầu
• Bảng giá đề xuất
• Các tài liệu, phụ lục theo yêu cầu của bên mời thầu

Việc chuẩn bị đầy đủ và đúng yêu cầu hồ sơ đề xuất chỉ định thầu sẽ giúp nhà thầu hạn chế thiếu sót trong quá trình đánh giá hồ sơ, đồng thời nâng cao khả năng được lựa chọn thực hiện gói thầu.

Để tìm hiểu chi tiết thành phần hồ sơ, biểu mẫu và các lưu ý quan trọng khi lập hồ sơ đề xuất chỉ định thầu, bạn có thể tham khảo bài viết Tìm hiểu mẫu hồ sơ đề xuất chỉ định thầu của DauThau.info!

Nhà thầu cần lưu ý gì khi chuẩn bị hồ sơ đề xuất chỉ định thầu?

Trong quá trình tham gia chỉ định thầu, việc chuẩn bị hồ sơ đề xuất đầy đủ và đúng yêu cầu là yếu tố quan trọng giúp nhà thầu tăng khả năng được lựa chọn. Do thời gian thực hiện chỉ định thầu thường khá ngắn, đặc biệt đối với chỉ định thầu rút gọn, nhà thầu cần chủ động rà soát và chuẩn bị sẵn các tài liệu cần thiết để tránh bị động khi nhận được yêu cầu từ chủ đầu tư hoặc bên mời thầu.

Dưới đây là một số nội dung nhà thầu cần lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ đề xuất chỉ định thầu:

• Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ pháp lý: Nhà thầu cần rà soát và cập nhật các tài liệu pháp lý như giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, chứng chỉ năng lực hoạt động, và các giấy tờ liên quan khác để bảo đảm hồ sơ còn hiệu lực tại thời điểm tham gia chỉ định thầu.
• Cập nhật hồ sơ năng lực, kinh nghiệm: Các tài liệu chứng minh năng lực như hợp đồng tương tự, báo cáo tài chính, danh sách nhân sự chủ chốt hay kinh nghiệm thực hiện các gói thầu tương tự cần được chuẩn bị đầy đủ để đáp ứng yêu cầu của chủ đầu tư.
• Kiểm tra kỹ hồ sơ yêu cầu hoặc dự thảo hợp đồng: Nhà thầu cần đọc kỹ các nội dung về phạm vi công việc, yêu cầu kỹ thuật, tiến độ thực hiện, điều kiện thanh toán và các điều khoản hợp đồng để chuẩn bị hồ sơ đề xuất phù hợp với yêu cầu của gói thầu.
• Chuẩn bị phương án kỹ thuật và báo giá phù hợp: Đối với các gói thầu cần thương thảo, nhà thầu nên chuẩn bị sẵn phương án triển khai, phương án kỹ thuật và báo giá hợp lý để quá trình hoàn thiện hợp đồng diễn ra nhanh chóng hơn.
• Theo dõi thời điểm nộp hồ sơ đề xuất: Do thời gian thực hiện chỉ định thầu thường khá ngắn, nhà thầu cần chủ động theo dõi thời hạn nộp hồ sơ để tránh trường hợp nộp chậm hoặc thiếu tài liệu ảnh hưởng đến kết quả lựa chọn nhà thầu.

Ngoài ra, nhà thầu cũng nên thường xuyên cập nhật các quy định mới của pháp luật về đấu thầu để bảo đảm việc chuẩn bị và nộp hồ sơ đề xuất đúng quy định hiện hành.

Lời kết

Trên đây là những thông tin mới nhất về thời gian chuẩn bị hồ sơ đề xuất chỉ định thầu theo quy định hiện hành. Mặc dù pháp luật không quy định cụ thể số ngày chuẩn bị hồ sơ đối với từng trường hợp, nhà thầu vẫn cần chủ động chuẩn bị đầy đủ hồ sơ pháp lý, năng lực và tài liệu liên quan để đáp ứng yêu cầu của chủ đầu tư trong thời gian ngắn. Hy vọng bài viết đã giúp các nhà thầu hiểu rõ hơn về quy trình và những lưu ý quan trọng khi tham gia chỉ định thầu.
Trường hợp cần tìm hiểu sâu hơn các công cụ đấu thầu hoặc các vấn đề pháp lý liên quan đến hoạt động đấu thầu, vui lòng liên hệ info@mt9.vn để được hỗ trợ.