Máy móc thiết bị trong hồ sơ dự thầu là gì?

Máy móc thiết bị trong hồ sơ dự thầu là các phương tiện, công cụ, dây chuyền hoặc thiết bị phục vụ cho quá trình thực hiện gói thầu mà nhà thầu kê khai nhằm chứng minh năng lực thực hiện công việc theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu.

Tùy theo tính chất của từng gói thầu mà bên mời thầu/chủ đầu tư có thể yêu cầu nhà thầu kê khai các loại thiết bị khác nhau, chẳng hạn:

• Máy móc thi công đối với gói thầu xây lắp
• Thiết bị khảo sát, đo đạc đối với gói thầu tư vấn
• Thiết bị chuyên dụng đối với các gói thầu kỹ thuật đặc thù
• Phương tiện vận chuyển, nâng hạ hoặc thiết bị kiểm định…

Thông tin về máy móc thiết bị thường được sử dụng để đánh giá năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu, đảm bảo nhà thầu có đủ điều kiện triển khai gói thầu đúng tiến độ, chất lượng và yêu cầu kỹ thuật.

Quy định về máy móc thiết bị trong hồ sơ dự thầu theo pháp luật hiện hành

Theo quy định hiện hành, nhà thầu cần kê khai máy móc thiết bị theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu và chuẩn bị tài liệu chứng minh khả năng huy động thiết bị theo đúng quy định. Dưới đây là một số nội dung quan trọng nhà thầu cần lưu ý.

Quy định về kê khai máy móc thiết bị trong hồ sơ dự thầu

Trong đấu thầu (đặc biệt là các gói thầu xây lắp hoặc mua sắm máy móc), nhà thầu bắt buộc phải kê khai các thiết bị thi công chủ yếu đáp ứng yêu cầu của hồ sơ mời thầu và cam kết khả năng sẵn sàng huy động.

Tuy nhiên, pháp luật hiện hành cũng có các quy định rõ ràng để bảo vệ nhà thầu (cụ thể theo hướng dẫn tại mẫu số 06D Chương IV - Biểu mẫu mời thầu và dự thầu, thuộc mẫu Số 3A ban hành kèm theo Thông tư 79/2025/TT-BTC):

• Chỉ kê khai thiết bị chủ yếu: Không bị bắt buộc liệt kê toàn bộ máy móc, nhà thầu chỉ phải kê khai những thiết bị thi công đặc thù, chủ yếu bắt buộc phải có để triển khai gói thầu.
• Không bắt buộc sở hữu 100%: Thiết bị kê khai không nhất thiết phải thuộc quyền sở hữu của nhà thầu. Nhà thầu có thể chứng minh năng lực bằng hợp đồng thuê thiết bị hoặc cam kết thuê/huy động thiết bị từ bên thứ ba.
• Không yêu cầu tài liệu chứng minh quá phức tạp ở bước dự thầu: Ở giai đoạn nộp hồ sơ, nhà thầu chỉ cần kê khai theo biểu mẫu và đính kèm các tài liệu chứng minh (nếu HSMT yêu cầu). Việc cung cấp giấy tờ gốc (như đăng ký, đăng kiểm, hóa đơn mua bán) thường chỉ bắt buộc đối với nhà thầu xếp hạng thứ nhất khi bên mời thầu tiến hành đối chiếu tài liệu.

Lưu ý quan trọng:

• Nhà thầu phải kê khai trung thực và chỉ kê khai các thiết bị sẵn sàng huy động cho gói thầu. Việc gian lận hoặc kê khai khống thiết bị sẽ bị coi là hành vi gian lận và có thể dẫn đến việc bị loại hoặc cấm tham gia hoạt động đấu thầu.
• Tùy thuộc vào từng gói thầu cụ thể, bạn cần đọc kỹ phần Tiêu chuẩn đánh giá về năng lực và kinh nghiệm trong Hồ sơ mời thầu để chuẩn bị giấy tờ và thông tin chính xác nhất.

Quy định về quyền sở hữu và huy động máy móc thiết bị

Theo hướng dẫn tại mẫu số 06D Chương IV - Biểu mẫu mời thầu và dự thầu, thuộc mẫu số 3A ban hành kèm theo Thông tư 79/2025/TT-BTC thì:

…Thiết bị thi công chủ yếu có thể thuộc sở hữu của nhà thầu hoặc do nhà thầu huy động…

Như vậy, theo quy định hiện hành, không bắt buộc tất cả máy móc thiết bị kê khai trong hồ sơ dự thầu phải thuộc sở hữu của nhà thầu. Nhà thầu hoàn toàn có thể huy động thiết bị từ nhiều nguồn khác nhau để đáp ứng yêu cầu thực hiện gói thầu, chẳng hạn như:

• Thiết bị thuộc sở hữu của nhà thầu
• Thiết bị đi thuê từ đơn vị khác
• Thiết bị được huy động từ đối tác liên danh
• Thiết bị theo hợp đồng nguyên tắc hoặc cam kết cung cấp thiết bị

Tuy nhiên, nhà thầu cần chứng minh khả năng huy động thiết bị một cách hợp pháp và đáp ứng đúng yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Trong nhiều trường hợp, bên mời thầu/chủ đầu tư có thể yêu cầu cung cấp các tài liệu chứng minh như hợp đồng thuê thiết bị, cam kết cho thuê, giấy tờ sở hữu hoặc các tài liệu liên quan khác.

Do đó, khi kê khai máy móc thiết bị trong hồ sơ dự thầu, nhà thầu cần rà soát kỹ yêu cầu của hồ sơ mời thầu và chuẩn bị đầy đủ tài liệu chứng minh để tránh bị đánh giá không đạt về năng lực và kinh nghiệm.

Quy định về tài liệu chứng minh máy móc thiết bị thi công

Theo quy định tại Mục số 31.1, Chương I - Chỉ dẫn nhà thầu, thuộc Mẫu số 3A ban hành kèm theo Thông tư 79/2025/TT-BTC thì: 

- Đối với thiết bị thi công chủ yếu thuộc sở hữu của nhà thầu: nhà thầu cần cung cấp giấy đăng ký thiết bị hoặc hợp đồng, hóa đơn mua hàng hoặc giấy đăng kiểm, kiểm định theo quy định của pháp luật. Nhà thầu chỉ cần cung cấp một trong các tài liệu này mà không cần cung cấp bất kỳ tài liệu khác để chứng minh khả năng huy động thiết bị thi công chủ yếu, kể cả trong trường hợp Chủ đầu tư có các yêu cầu khác;

- Đối với thiết bị thi công chủ yếu không thuộc sở hữu của nhà thầu: nhà thầu cần cung cấp hợp đồng nguyên tắc với bên cho thuê, đồng thời kèm theo một trong các tài liệu sau để chứng minh thiết bị thuộc sở hữu của bên cho thuê: giấy đăng ký thiết bị hoặc hợp đồng, hóa đơn mua hàng hoặc giấy đăng kiểm, kiểm định theo quy định của pháp luật. Nhà thầu không cần cung cấp bất kỳ tài liệu khác để chứng minh khả năng huy động thiết bị thi công chủ yếu, kể cả trong trường hợp Chủ đầu tư có các yêu cầu khác.

Như vậy, nhà thầu chỉ cần cung cấp các tài liệu theo đúng quy định để chứng minh quyền sở hữu hoặc khả năng huy động máy móc thiết bị thi công chủ yếu. Ngoài các giấy tờ này, chủ đầu tư không được yêu cầu nhà thầu bổ sung thêm tài liệu khác để chứng minh khả năng huy động thiết bị.

Những lỗi thường gặp khi kê khai máy móc thiết bị trong hồ sơ dự thầu

Việc kê khai máy móc thiết bị là nội dung quan trọng trong hồ sơ dự thầu, đặc biệt đối với các gói thầu xây lắp hoặc gói thầu có yêu cầu kỹ thuật cao. Tuy nhiên, trên thực tế nhiều nhà thầu vẫn bị đánh giá không đạt do mắc các lỗi liên quan đến việc kê khai và chứng minh khả năng huy động thiết bị. 

Dưới đây là một số lỗi phổ biến nhà thầu cần lưu ý:

• Kê khai thiếu máy móc thiết bị: Nhà thầu không kê khai đầy đủ số lượng hoặc chủng loại thiết bị theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, dẫn đến bị đánh giá không đáp ứng năng lực thực hiện gói thầu.
• Thiết bị không đáp ứng yêu cầu kỹ thuật: Máy móc thiết bị được kê khai có công suất, tải trọng hoặc thông số kỹ thuật thấp hơn yêu cầu tối thiểu mà hồ sơ mời thầu đưa ra.
• Thiếu tài liệu chứng minh thiết bị: Nhà thầu kê khai thiết bị nhưng không cung cấp tài liệu chứng minh quyền sở hữu hoặc khả năng huy động theo quy định.
• Hợp đồng thuê thiết bị không hợp lệ: Một số trường hợp hợp đồng nguyên tắc thuê thiết bị thiếu thông tin, thiếu chữ ký hoặc không thể hiện rõ nội dung huy động thiết bị cho gói thầu.
• Giấy tờ thiết bị hết hiệu lực: Các tài liệu như giấy đăng kiểm, kiểm định hoặc chứng nhận kỹ thuật của thiết bị đã hết thời hạn sử dụng nhưng chưa được cập nhật.
• Thông tin kê khai không đồng nhất: Nội dung kê khai máy móc thiết bị giữa các biểu mẫu, tài liệu chứng minh hoặc hồ sơ năng lực có sự khác nhau, gây ảnh hưởng đến tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu.

Để hạn chế các lỗi trên, nhà thầu nên rà soát kỹ yêu cầu của hồ sơ mời thầu và chuẩn bị đầy đủ tài liệu liên quan trước khi nộp hồ sơ dự thầu. Ngoài ra, nhà thầu cũng có thể tham khảo các loại thiết bị thi công đã xuất hiện trong những gói thầu tương tự để có cơ sở kê khai phù hợp hơn.

Hiện nay, gói X4 của DauThau.info đã hỗ trợ tính năng tra cứu thiết bị thi công, giúp nhà thầu dễ dàng tìm kiếm, thống kê và tham khảo các loại máy móc thiết bị từng được sử dụng trong hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu trước đó. Xem chi tiết tính năng TẠI ĐÂY!

Lời kết

Máy móc thiết bị là một trong những yếu tố quan trọng để đánh giá năng lực thực hiện gói thầu của nhà thầu. Việc hiểu rõ quy định về máy móc thiết bị trong hồ sơ dự thầu sẽ giúp nhà thầu kê khai đúng yêu cầu, chuẩn bị đầy đủ tài liệu chứng minh và hạn chế các sai sót có thể dẫn đến bị đánh giá không đạt. Vì vậy, nhà thầu cần thường xuyên cập nhật quy định mới và rà soát kỹ hồ sơ mời thầu trước khi tham dự thầu.

Trường hợp cần tìm hiểu sâu hơn về các vấn đề pháp lý khác hoặc các giải pháp đấu thầu, vui lòng liên hệ info@mt9.vn để được hỗ trợ.

Nội dung được tổng hợp/tham khảo từ bài viết: "Quy định về máy móc, thiết bị trong hồ sơ dự thầu" tại website Dauthau.asia.